Tak jak zapowiadałam w poprzednim poście wracam do tematu: skarga pacjenta. Dla zainteresowanych link do opisu historii pacjenta i odpowiedzi na złożoną przez niego skargę: historia pewnej skargi pacjenta.
Myślę, że z perspektywy osób zarządzających placówkami medycznymi ważna będzie odpowiedź na pytanie: czy taka reakcja i procedura postępowania jak w opisanej przeze mnie historii jest odpowiednia czy też przychodnia powinna postąpić inaczej?
Skarga pacjenta – analiza procedury
- Na plus oceniłabym to, że pacjentka miała jasność jak złożyć skargę. Procedura składania skargi została opisania na stronie internetowej. Zasady postępowania były też zgodne z tym jaki wizerunek chce kształtować ta przychodnia. Zachęca ona właśnie do nowoczesnych form kontaktu: poprzez stronę internetową.
- Gdybym zarządzała tym podmiotem zadałabym sobie pytanie – czy taka możliwość złożenia skargi wystarczy? Czy nie ma pacjentów, którzy woleliby w tradycyjny sposób zgłosić skargę, np. w samej placówce medycznej. Tutaj brakło mi możliwości wyboru.
Możliwość wyboru, to ważny element, by budować przyjazne pacjentowi rozwiązania. Gdy jako pacjent mam wybór, to też mam poczucie, że to ja kontroluję sytuację! To też konkretny sposób na budowanie psychologicznej satysfakcji pacjenta (zobacz tutaj: satysfakcja psychologiczna). To także jedna z technik, by skarga pacjenta nie doprowadziła do jego utraty. Nie dość, że już do nas nie przyjdzie, to na dodatek opowie wszystkim zainteresowanym jak to źle został potraktowany. Skargę można traktować pozytywnie i wykorzystać ją do odbudowania zaufania pacjenta do przychodni.
- Na plus jest również szybkość reakcji. Jest to bardzo ważne, że odpowiedź na skargę była szybka. Jednocześnie czytając odpowiedź przychodni widać, że osoba, która odpisała na skargę faktycznie przeanalizowała sytuację. To wbrew pozorom nie takie oczywiste: sama kilkukrotnie otrzymywałam sztampowe odpowiedzi na skargi/reklamacje czy też nawet w jednym przypadku pismo dotyczyło nie mojej sprawy: ktoś pewnie zrobił „kopiuj – wklej” i nie zmienił opisu sytuacji.
- Na minus zaliczam treść i formę odpowiedzi. Na miejscu pacjentki poczułabym się pouczona i mimo, że może podobać się to, iż osoba rozpatrująca skargę stanęła po stronie swoich pracowników (co jest bardzo rzadkie), to niestety z dobrej intencji wyszła trudna sytuacja. Zobaczmy jak konkretne zdania (forma i treść) mogą wpłynąć na reakcję pacjenta.
Analiza treści i formy odpowiedzi
- Przychodnia pisze:
W naszej ocenie rejestratorki były miłe i profesjonalne. Super! Nic tak nie podnosi ciśnienia, jak kłócenie się z pacjentem. Pacjent mówi: Panie były niemiłe, a w odpowiedzi słyszy, że nie ma racji. Ja nie wiem czy Panie były miłe czy też nie, ale nawet, gdy pacjent nie ma racji to najgorszym rozwiązaniem (bo eskalującym konflikt) jest udowadnianie mu tego (jak to miało miejsce w tym przypadku).
- Następny fragment maila:
Rozumiemy Pani zdenerwowanie brakiem możliwości umówienia wizyty, ale czasami jesteśmy zmuszeni zmagać się z problemami technicznymi, które są od nas niezależne. To zdecydujcie się czy rozumiecie moje zdenerwowanie (pierwsza część zdania jest bardzo OK, bo wyraża empatię), czy jednak nieudolnie się tłumaczycie (druga część zdania, która powoduje, że pierwsza część przestaje się liczyć).
Tu dwa błędy:
- tłumaczenie się „dolewa oliwy do ognia” w przypadku zdenerwowanego pacjenta. Pacjenta nie obchodzą problemy techniczne. On nie będzie tego rozróżniał. Dla niego błąd lekarza, rejestracji, czy problemy techniczne, to po prostu jedna sytuacja: niezadowolenie z usług przychodni.
- Jest jeszcze niewinne słówko „ale”. Ma ono wielką moc. Kasuje w umyśle pacjenta tę dobrą treść, która była przed nim. Ta wypowiedź byłaby łatwiejsza do przyjęcia, gdyby zamiast „ale” zbudować dwa zdania. Taka drobnostka, a zmienia wiele.
- Ostanie zdanie do analizy. Gdy pacjentka już usłyszała, że to jej wina, bo Panie były miłe i bez wpływu na problemy techniczne to przeczytała:
Liczymy zatem na Pani zrozumienie. To nie liczcie! Pacjentka też tak myślała, bo napisała następną skargę. Dla jasności – to zdanie byłoby w porządku, gdyby nie wcześniejsza treść maila.
Puenta: sposób odpowiedzi na skargę jest kluczowy. Może nam przysporzyć (pomimo trudnej sytuacji) lojalnego pacjenta. Czy też niestety spowodować, że rozwiązywanie problemu się przedłuży (następne skargi), a pacjent stanie się negatywną reklamą naszej przychodni. Będzie opowiadał wszystkim, którzy tylko mu na to pozwolą w jak nieprzyjazny sposób został potraktowany.
Temat skarg opisałam również tutaj: jak wyciągać konstruktywne wnioski ze skarg pacjentów?
{ 0 komentarze… dodaj teraz swój }