Rekrutacja pracowników rejestracji w placówce medycznej to proces, który wymaga szczególnej uwagi i staranności.
Osoby na tych stanowiskach pełnią kluczową rolę w pierwszym kontakcie z pacjentami, wpływając na ich doświadczenia i zadowolenie z usług.
Właściwy dobór pracowników może znacząco poprawić efektywność działania placówki, jak i zadowolenie pacjentów.
Dlaczego ten temat staje się coraz ważniejszy?
Przyczyn jest kilka. Ze swojej strony skupię się na dwóch:
- Zauważam to w dużych miastach szczególnie. Jest to sytuacja, gdzie pracownicy rejestracji szukają nowych, ciekawych ofert. Pokazuje to, że jest to już konkretnie sprecyzowany zawód i osoby go wykonujące są świadome swoich oczekiwań w stosunku do pracodawców.
- Rzeczywistość pokazuje, że jest to trudny zawód. By go skutecznie wykonywać potrzebne są kompetencje różnego typu. Coraz częściej pracodawcy oczekują od personelu rejestracyjnego działań prosprzedażowych czy też aktywnego zachęcania pacjentów do korzystania ze świadczeń danego podmiotu medycznego. Nie dotyczy to tylko podmiotów prywatnych, ale też realizujących świadczenia na NFZ – np. informowanie o możliwości zapisania się do POZ, czy skorzystania z programów profilaktycznych, które oferuje podmiot.
Dlatego dziś chciałabym podzielić się z Wami moimi radami: na co zwrócić uwagę w procesie rekrutacji nowych pracowników.
Rekrutacja pracowników rejestracji – 3 rady
Stwórz lub odśwież listę zadań lub zakres obowiązków pracownika rejestracji
Niby to oczywiste, ale czy jesteś w stanie w kilku, a bardziej w kilkunastu punktach opisać jakie zadania realizuje Twój pracownik/Twoi pracownicy rejestracji?
Jeśli za Tobą praca na stanowisku pracownika rejestracji – to pewnie tak. Jeśli nie to zrób to właśnie z wybranymi pracownikami.
Lista zadań czy zakres obowiązków – to podstawa, by:
- stworzyć dobre ogłoszenie o pracę
- sprawniej przejrzeć – bo wiesz co dla Ciebie jest istotne – dokumenty kandydatów
- być przygotowanym do rozmów rekrutacyjnych.
WAŻNE: Pamiętaj, by opis stanowiska był aktualny! Ostatnio rozmawiałam z kierownikiem rejestracji sieci przychodni: POZ + specjalistyka.
Rozmawialiśmy o szkoleniach dla pracowników rejestracji. Okazało się bowiem, że jest różnica w poziomie umiejętności tych osób dotycząca zadania jakim jest informowanie i aktywne zachęcanie pacjentów do skorzystania z programów profilaktycznych, które oferuje placówka medyczna.
Warsztaty oczywiście przygotowuję, jednak przy okazji zapytałam czy to zadanie jest wpisane w zakres obowiązków pracowników rejestracji. Spytałam, bo dwa lata wcześniej, gdy współpracowałam z tą siecią przychodni – pracownicy rejestracji nie mieli takich obowiązków. I okazało się, że jeszcze nie – mimo, że właśnie odbywa się rekrutacja personelu.
Stąd rada – przed każdym procesem rekrutacji – przeczytaj opis stanowiska i upewnij się, że jest aktualny.
Rekrutacja pracowników rejestracji – pamiętaj o 3 rodzajach kompetencji ważnych w wykonywaniu tej pracy:
- umiejętności „miękkie” czy inaczej społeczne lub komunikacyjne – bo praca wymaga kontaktu z pacjentami, a także innymi pracownikami przychodni;
- umiejętności osobiste: np. radzenie sobie ze stresem, umiejętność pracy pod presją czasu;
- umiejętności związanych z obsługą komputera – to chyba oczywiste, bo to praca na konkretnym programie medycznym + typowe elementy pracy biurowej;
- wiedza prawna. Dotycząca RODO, ale także kwestii związanych z prawami pacjenta. A także z funkcjonowaniem przychodni w ramach NFZ (jeśli nie jest to tylko i wyłącznie praktyka prywatna).
Połączenie zadań do wykonania + potrzebnych do tego umiejętności pozwoli Ci świadomie wybrać najbardziej odpowiednich kandydatów.
Świadomy wybór to też pytanie, na ocenie których umiejętności/kompetencji powinieneś/powinnaś najbardziej skupić się w procesie rekrutacji. Odpowiedź jest prosta: na tych, których najtrudniej nauczyć się.
Według mnie to umiejętności „miękkie” oraz osobiste.
Z kolei obsługa konkretnego programu komputerowego czy też wiedza prawna związana z pracą w rejestracji – to umiejętności, których szybko możesz nauczyć pracownika na stanowisku pracy.
Przeczytaj również:
- satysfakcja pacjenta – czym placówka może się wyróżnić?
- zadowolony pacjent: co przychodnia może zrobić w praktyce
- RODO przy rejestracji pacjenta
Po trzecie – jak tylko możesz opracuj procedury obsługi pacjenta w rejestracji.
Tu możesz przeczytać o tym więcej: procedury obsługi pacjenta.
Ułatwiają one pracę – szczególnie, gdy pracownik zaczyna ją właśnie. Ułatwiają sprawne wdrożenie nowej osoby, a także w przyszłości ocenę jego pracy.
Ten temat możesz uznać za wykraczający poza kwestię rekrutacji, ale zachęcam do niego, bo pozwala skuteczniej zarządzać: zarówno nowymi jak i doświadczonymi pracownikami.
Po czwarte – zadbaj o to, by pracownik miał możliwość zaaklimatyzowania się w nowym środowisku.
Proces rekrutacji nie kończy się w momencie wyboru kandydata. Ważne jest jak wdrożysz go do pracy. Adaptacja pracownika, czy inaczej onboarding – to ważne działanie, by pracownik chciał zostać.
Jak pisze:https://www.prawo.pl/kadry/onboarding-zmniejsza-rotacje-nowo-zatrudnionych-pracownikow,285803.html. Z badań firmy consultingowej Wynhurst Group wynika, że w ciągu pierwszych 45 dni z nowej pracy rezygnuje aż 22 proc. pracowników. 50 proc. z nich odchodzi w trakcie początkowych czterech miesięcy.
Te badania pokazują też, że aż 91 procent przyjętych do pracy pozostaje w niej znacznie dłużej, jeśli w początkowym okresie zatrudnienia właściwie przeprowadzony zostanie onboarding.
Jeśli więc chcesz, by pracownicy u Ciebie zostali dłużej i byli zmotywowani do pracy – zadbaj o ich wdrożenie! Poświęcaj im czas, a jeśli to możliwe zapewnij nowej osobie w pierwszych dniach czy tygodniach pracy wsparcie ze strony bardziej doświadczonego pracownika.
Dodatkowa uwaga – pomyśl nad elastycznymi formami zatrudnienia.
Zacznę od tego, że śledząc obecne trendy z rynkiem pracy warto pamiętać o dwóch kwestiach:
- pracownicy mają różne oczekiwania co do formy umowy: etat kontra zlecenie. Młodzi ludzie są pod tym kątem bardziej elastyczni niż kiedyś. Wynika to z tego, że mamy tzw. rynek pracownika – czyli w wielu miejscach jest po prostu łatwiej znaleźć pracę. To akurat jest mocno zbieżne z interesem pracodawcy – bo jemu też daje elastyczność w działaniu.
- zmienia się też podejście do pracy w niepełnym wymiarze godzin. Czyli łatwiej jest znaleźć osoby, które chcą pracować na część etatu.
Dlaczego jest to ważne z perspektywy pracy rejestracji? Moje doświadczenie pokazuje mi, że gdy wszyscy są zatrudnieni w pełnym wymiarze godzin – trudno to zgrać z ruchem pacjentów, który natężony (w zależności od specyfiki przychodni) jest w różnych godzinach. Osoby zatrudnione w niepełnym wymiarze godzin – mogą znacząco w tym pomóc.
Rekrutacja pracowników rejestracji – czy w podobny sposób myślisz o tym procesie w swojej podmiocie leczniczym?
Rekrutacja pracowników rejestracji w pytaniach i odpowiedziach?
Czy lepiej zatrudnić osobę z doświadczeniem w pracy na stanowisku rejestratorki medycznej czy osobę bez takiego doświadczenia?
To zależy. Na pewno doświadczenie w pracy to dużo łatwiejszy proces wdrażania nowego pracownika. Jednak czasami też trudniejsze przestawienie się na oczekiwania nowego pracodawcy, szczególnie, że w zależności od podmiotu medycznego wbrew pozorom mogą to być różne zadania.
Na pewno w procesie rekrutacji warto upewnić się o to jak kandydat komunikuje się z pacjentem: bo równie łatwo może przenieść do nas dobre jak i złe nawyki.
Photo by Gaurav Dhwaj Khadka on Unsplash
{ 0 komentarze… dodaj teraz swój }